Descubra como a automação dos processos em todas as áreas pode trazer benefícios e soluções para a gestão das equipes e de toda a empresa.

Assim como o termo globalização foi novidade um dia e se aplicava a diversos contextos, a transformação digital tem seguido a mesma linha, mas em uma época em que as pessoas estão bem mais conectadas. Se por acaso você ainda tem dificuldade de ver essa transformação na rotina, experimente ter que pegar fila de banco ao invés de pagar uma conta pelo celular, ou ligar para pedir um táxi e não usar um aplicativo pelo smartphone, ou, ainda, tentar achar um endereço com um mapa impresso. Pronto, você já entendeu o tamanho da mudança pela qual o mundo está passando.

Quando falamos do universo corporativo, fica ainda mais fácil perceber as mudanças, que permitem até a criação de novos modelos de negócios, como o AirBnB, Uber, Netflix, entre outros. Resumidamente, essa revolução (sim, podemos usar essa palavra para definir o momento) digital imprime o uso da tecnologia nos processos, produtos e serviços.

Portanto, fica cada vez mais claro que a tecnologia pode e deve ser utilizada como diferencial competitivo. Para isso é necessário que cada departamento da empresa se atente para a digitalização e automação dos processos, especialmente nos setores mais estratégicos, como a área de planejamento e controladoria.

Com certeza, essa mudança de paradigma vai alterar as estruturas de trabalho das equipes, dinamizando as rotinas e abrindo espaço para um pensamento cada vez mais estratégico.

Automação de processos em todas as áreas

Como acabamos de ver, a tecnologia já influencia a rotina das equipes, especialmente com o surgimento de ferramentas e softwares à disposição da gestão empresarial.

Por exemplo, o nível de controle que a organização ganha com a automação dos processos e acompanhamento das atividades pode ser ampliado com soluções específicas, como o Trello ou Asana. Com essas soluções é possível distribuir tarefas que precisam ser executadas, acompanhar o andamento de cada uma, além de estabelecer prioridades e definir os responsáveis por cada ação.

Os ganhos e automação não são exclusivos de algumas áreas, muito pelo contrário, todas podem e devem implementar metodologias e ferramentas que auxiliem no controle e eficiência da operação.

O time jurídico, por exemplo, está envolvido em diversos processos, cada um com uma data de audiência. Se a equipe controla essa agenda manualmente e acaba por não comparecer perante o juíz, a empresa corre o risco de perder o processo e arcar com multas e penalidades. Há também o acompanhamento dos contratos, que geralmente são revisados por muitas pessoas e demandam diversas assinaturas. Sem um sistema automatizado para controlar o fluxo de aprovação, corre-se o risco de enviar o contrato errado e também prejudicar a empresa.

O Marketing, outro setor amplamente impactado pela transformação digital no mercado de trabalho, já vê a rotina toda vinculada a ferramentas de automação de processos. Se antes, por exemplo, enviar e-mails para uma base de contatos demandava, quando não era feito de modo manual, o uso de ferramentas lentas e que não garantiam sequer a entrega ao destinatário, hoje o time de marketing conta com uma grande diversidade de softwares de automação para realizar esse processo.

Automação na gestão financeira

Quando o assunto é gestão financeira e orçamentária, a automatização de processos vai além da organização de tarefas. Os ganhos chegam a esferas estratégicas e os resultados podem ser conferidos, inclusive, nos números do orçamento.

Em geral, a ferramenta mais conhecida nessa área é o ERP (Enterprise Resource Planning – em português, Planejamento de Recursos Empresariais) e costuma ser um dos primeiros no processo de automatização.

O ERP funciona como um banco de dados que suporta operações e processos de uma empresa. O software em geral permite, entre outras coisas, uma gestão financeira mais eficiente, com números de receita e despesas disponíveis em tempo real. Ou seja, é possível acompanhar o fluxo de caixa, além do compliance fiscal e tributário.

Outra ferramenta que tem sido cada vez mais utilizada é o Business Intelligence (BI), responsável por coletar, organizar, analisar, divulgar e monitorar um grande volume de dados de forma gráfica e bastante visual.

Por fim, surgem os softwares de gestão orçamentária, que permite a empresa olhar para o futuro de forma ainda mais estratégica. Em geral, esse tipo de solução usa informações dos dois primeiros, de forma integrada ou manualmente, para fazer projeções orçamentárias e simulação de cenários, além de permitir acompanhar o que foi planejado e o que de fato está sendo realizado pela empresa. Um dos benefícios em ter esse tipo de informação é a possibilidade de se antecipar aos problemas, além de identificar oportunidades.

Processos na Gestão Orçamentária

Entretanto, não basta ter as ferramentas corretas e não saber usá-las ou aproveitar todos os benefícios que elas podem gerar. Isso aplica-se especialmente nas áreas de Controladoria e Finanças de uma empresa, já que lidam com os números da organização e têm o principal objetivo de garantir uma gestão sustentável e saudável.

Outra questão relevante é o fato do sistema financeiro brasileiro ser muito sofisticado, com regulação e tecnologia superiores a muitos países, o que exige das empresas um alto nível de governança corporativa e compliance. Isso significa que todos os agentes envolvidos devem buscar melhorar os processos e usar a tecnologia como aliada às rotinas de gestão.

Um deles é o Planejamento Orçamentário, que, inclusive, ganha (e muito!) em produtividade após a automatização. Desde as Simulações de Cenários, como já citamos, para avaliar alternativas, passando pelas revisões orçamentárias, que precisam acontecer periodicamente, até no envolvimento das demais áreas da empresa: a automação faz toda a diferença.

Além de agilizar as tarefas, a automação reduz os riscos, tanto de governança corporativa quanto de compliance. Dessa forma, o trabalho do setor ganha em fluidez, gerando mais tempo para auxiliar a empresa e ampliar a capacidade de gestão. A visão completa dos processos gerenciais permite também a redução dos erros e simplifica a solução de problemas.

Nesse ponto, destacamos uma das muitas vantagens ao se utilizar um software e não planilhas. Afinal, sua planilha pode levar um bom tempo para diagnosticar o que está “emperrando”, já que é uma ferramenta de pouca confiabilidade em virtude da fragilidade na gestão dos dados.

Por isso, fique de olho nas transformações digitais e tente se beneficiar delas. Considere começar a busca por uma ferramenta tecnológica que permita a automação dos processos das principais rotinas da sua empresa, levando em consideração fatores que vão além do investimento necessário, como, por exemplo, funcionalidades, condições de implantação, capacitação e suporte.  

A automação dos processos tem revolucionado a sociedade e a forma de trabalho dentro das empresas. O impulso da transformação digital é, definitivamente, um caminho sem volta. Seja na administração ou na operação de tarefas rotineiras, os sistemas automatizados viabilizam maior produtividade, otimizam o tempo das equipes, os recursos da empresa e trazem qualidade superior aos serviços prestados.

Se hoje você é digital, pagando contas pelo celular, solicitando táxi via aplicativo e se orientando por mapas on-line, não faz sentido que seu trabalho seja analógico, certo?

Sobre o autor

Este artigo foi escrito pelo time da Treasy, especialmente para a Biva. O Treasy é a solução completa para Planejamento e Controladoria. Com ele é possível elaborar seu Orçamento Empresarial de forma colaborativa e confrontar os resultados mensalmente com o que foi planejado, identificando com facilidade onde estão os desvios e podendo realizar ajustes antes que sua empresa saia dos trilhos. Tudo isto 100% livre de planilhas!

Outras funcionalidades do Treasy englobam: Simulações e Cenários, Análises Gerenciais, Relatórios, Indicadores, e isso é só a ponta do iceberg. Além disso, a equipe é super competente e pode ajudar sua empresa na implantação de uma política de Gestão Orçamentária.