Você sabe como fazer a cobrança dos inadimplentes? Neste texto você descobrirá como fazer isso por meio da carta de cobrança!

Lidar com a inadimplência na empresa é um dos principais desafios do empreendedor e do gestor financeiro. Afinal, esse é um assunto delicado, que pode gerar problemas para o negócio se não tratado corretamente. Para tanto, é preciso contar com uma série de estratégias e instrumentos de contato que forneçam suporte e ajudem na hora de cobrar um cliente. Entre eles, destaca-se a carta de cobrança.

Ela é importante para que o consumidor seja avisado e relembrado de seus débitos de modo a quitá-los ou renegociá-los com a organização. Por isso, é fundamental entender como criar um modelo desse documento que seja amigável, objetivo e eficiente. Pensando nisso, separamos neste post alguns tipos de carta de cobrança e outras dicas para montar uma. Confira!

O que é uma carta de cobrança?

A carta de cobrança é uma das ferramentas que ajudam na gestão de inadimplentes, facilitando o processo de cobrar clientes em atraso. Por meio dela, o credor pede a um devedor que efetue a liquidação de um débito vencido. Nela, quem está cobrando especificará um prazo para que o inadimplente quite o valor em aberto.

O credor tem como avisar ao devedor nesse documento que poderá ajuizar uma ação na justiça para receber os valores em atraso caso não ocorra o pagamento. Também dá para informar o protesto ou a inclusão do nome do consumidor com débitos nos cadastros de inadimplentes dos serviços de proteção ao crédito. Entre eles, Serasa, SCPC e SPC.

Quando ela deve ser usada?

A carta de cobrança pode ser usada após se notificar ou tentar um contato amigável com quem está com uma pendência financeira. Algumas organizações fazem isso antes de protestar o débito, todavia, essa ação dependerá do tipo de negócio, do relacionamento com o cliente e da experiência que se tem com os diferentes perfis de consumidores do negócio.

Quais as formas mais eficientes de envio?

Você pode escolher enviar a carta de cobrança por correio ou email. O email é recomendado porque facilita e agiliza a resposta do consumidor, possibilitando que ele avise quando pretende quitar o débito, além de conseguir iniciar a negociação da pendência. Nesse caso, é interessante confirmar com o cliente o recebimento da carta de cobrança.

Por outro lado, a carta tem um aspecto mais formal, sendo útil para comunicar que a dívida foi protestada ou que a situação está sendo analisada pelo setor jurídico da companhia. Se optar por essa forma, é indicado que envie a correspondência por Sedex.

Isso evita que ela demore a chegar e prejudique o pagamento, especialmente quando houver um prazo de regularização. Você também pode usar carta registrada porque essa opção permite saber se o documento foi entregue ao devedor.

Emails costumam ser mais indicados para os contatos iniciais com o cliente. As cartas físicas, por sua vez, são mais enviadas quando os primeiros avisos não surtiram efeito. Elas são úteis quando se está passando a uma etapa que pode envolver questões judiciais e protesto de nome.

Independentemente do meio, ambos precisam ter um conteúdo direto, claro e objetivo. No caso da correspondência, é importante que ela seja assinada pelo credor ou representante do credor (principalmente em empresas).

No momento da entrega da carta, lembre-se de solicitar um comprovante de recebimento do documento para atestar que ocorreu a cobrança extrajudicial do débito.

Qual a frequência de envio?

A frequência de envio dependerá das políticas e do prazo estabelecido pela empresa para protestar o cliente, suspender seus serviços ou cortar o fornecimento de produtos. É uma decisão que deve ser tomada pela equipe de gestão financeira, porém é recomendado que se evite exagero no número de envios. Se for por email, existem empresas que comunicam os devedores uma vez por semana.

Como escrever uma carta de cobrança amigável?

A primeira coisa a ter em mente é que é preciso ser amigável e educado ao redigir uma carta de cobrança. Isso é fundamental para não dar margem a processos por constrangimento por parte do consumidor.

Para tanto, é preciso observar bem o Código Civil e o Código de Defesa do Consumidor (CDC). Nesse caso, é importante se atentar ao seguinte artigo do CDC:

Art. 42. Na cobrança de débitos, o consumidor inadimplente não será exposto a ridículo, nem será submetido a qualquer tipo de constrangimento ou ameaça.

Além disso, é preciso diferenciar cobranças realizadas com pessoas físicas e com pessoas jurídicas. No caso das empresas, os pagamentos costumam ser efetuados por meio de duplicatas. Vale lembrar que essas duplicatas podem ser protestadas em cartório.

Se optar pelo envio físico, lembre-se de ter cuidado especial com o envelope usado. Ele não pode conter nenhum dado que seja relacionado à inadimplência do consumidor. Caso contrário, outras pessoas poderão saber da condição do cliente. Se isso ocorrer, ele poderá se sentir constrangido, além de haver desrespeito ao CDC.

Depois de saber sobre esses cuidados, veja algumas dicas para você redigir uma carta de cobrança mais amigável e efetiva:

Coloque os dados cadastrais do cliente

O documento enviado precisa ter os principais dados do cliente devedor. Aliás, isso é obrigatório e pode ser conferido no seguinte artigo do CDC:

Art. 42-A.  Em todos os documentos de cobrança de débitos apresentados ao consumidor, deverão constar o nome, o endereço e o número de inscrição no Cadastro de Pessoas Físicas – CPF ou no Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica – CNPJ do fornecedor do produto ou serviço correspondente. (Incluído pela Lei nº 12.039, de 2009).

Informe os dados da dívida

A carta de cobrança precisa conter todos os dados relacionados ao débito que sejam relevantes, como:

  • mercadoria ou serviço adquirido;
  • saldo da dívida;
  • prazo para regularização;
  • número do contrato;
  • contatos da companhia para negociação ou acesso à informação etc.

Tome cuidado com o tom usado

A linguagem empregada em uma carta de cobrança pode variar conforme o perfil do cliente. Contudo, ela deve adotar um tom neutro, sem excesso de palavras desnecessárias e não deve estar cheia de formalidades ou informalidades. Busque um texto direto e amigável.

Além disso, ela não deve conter ameaças, coerção e tampouco informações falsas. Conforme o CDC, isso pode abrir margem para processos judiciais, detenção e multas.

Inspire-se em modelos prontos

Para facilitar a redação de uma carta de cobrança, é indicado se inspirar em modelos prontos desse documento. Adiante, separamos dois deles, sendo um para uso geral e outro para cobrança de duplicatas em aberto — normalmente usado para empresas devedoras.

Modelo 1 (geral)

Cobrança de pagamento

Município, dia, mês e ano atual

Prezado ____________ (nome completo do devedor),

Consta em nosso sistema que o pagamento da parcela/mensalidade da mercadoria/serviço ____________ (identificação da mercadoria/serviço), com vencimento na data ________ (dia do vencimento), ainda não foi realizado.

Anexamos um boleto com o valor atualizado. Pedimos que o pagamento seja efetuado até o novo prazo de vencimento.

Se tiver dúvidas, por gentileza, entre em contato pelo telefone ___________ (número do telefone de contato) ou responda este email. (Se for uma correspondência, você poderá remover esse trecho final).

Atenciosamente,

____________ (nome do credor)

____________ (cargo que ocupa)

Modelo 2 (duplicata)

Cobrança de duplicata

Senhor (nome do devedor).

Segue em anexo o número da duplicata _______ (número dela) no valor correspondente ao débito ____________ (valor dele) vencida em ____________ (dia do vencimento), cujo protesto aconteceu devido à falta de pagamento. Solicitamos/pedimos que seja promovida contra ____________ (nome da companhia), situada no endereço ____________ (incluir o endereço dela).

As despesas resultantes deverão ser cobradas no banco ____________ (nome da instituição financeira) a quem é preciso que se envie o total para a liquidação do título em questão, no caso de ele ser pago nesse cartório.

Agradecemos a atenção e aguardamos as providências.

Gentilmente,
____________ (Nome do credor).
____________ (Cargo/função do credor).

Esses modelos acima podem ser modificados caso você precise incluir os demais dados acima citados. Além deles, dá para acrescentar código de compra, data da compra, forma de pagamento etc.

Você também pode notificar que, se a liquidação do débito não for realizada, o caso seja enviado para a área jurídica. Contudo, tome cuidado para essa informação não soar agressiva na carta de cobrança.

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