Saiba como preparar a empresa para dar conta de despesas e necessidades geradas em virtude das férias dos funcionários!

Para a empresa não ter problemas operacionais ou financeiros durante as férias dos funcionários é fundamental fazer um planejamento prévio. Dessa forma, ela poderá se preparar melhor visando à diminuição dos impactos gerados pela redução temporária da equipe. Também conseguirá organizar sua gestão financeira para cobrir os valores que precisam ser pagos, especialmente se vários colaboradores se ausentarem ao mesmo tempo.

O planejamento das férias dos funcionários deve ser realizado conforme o tempo de trabalho deles. Também é preciso considerar os períodos em que a organização mais precisa da equipe completa, bem como as despesas geradas pela ausência de colaboradores. Para entender melhor sobre isso, veja algumas dicas que separamos para ajudar você a se organizar.

Se você deseja saber mais sobre como fazer isso de modo a evitar dificuldades quando essa época chegar, veja as dicas que preparamos adiante!

Analise a legislação trabalhista

A primeira coisa que você deve fazer é entender bem a legislação trabalhista relacionada ao tempo de aquisição/concessão das férias e aos valores que devem ser pagos. O período aquisitivo corresponde a 12 meses de trabalho em que o funcionário ganha direito a 30 dias de férias, sendo que a cada um ano esse prazo de aquisição é renovado. O empregador pode conceder o período de descanso até o 11° mês da época de concessão ou 23° mês de trabalho.

Todavia, caso a organização não dê as férias dentro desse prazo, ela corre riscos de sofrer sanções legais, tendo de pagar “férias em dobro”. Há ainda as férias vencidas que correspondem à quantidade de dias de férias que o trabalhador tem direito a tirar, porém ainda não usufruiu.

Vale destacar que, é importante que os funcionários gozem de seu período de descanso o quanto antes. Dessa forma, além de reduzir o risco de esquecimento das férias, o empreendedor poderá contar com empregados mais descansados, motivados e produtivos.

Além disso, é preciso destacar que o colaborador tem direito de receber o salário correspondente às suas férias em até dois dias antes de sair para o descanso. Esse valor deve vir acrescido de abono pecuniário de 1/3 do salário, conforme a legislação trabalhista.

Em alguns casos, os 30 dias de férias podem ser divididos em dois períodos. Um não pode ser inferior a 10 dias sequenciais. Também é possível que o colaborador “venda” 10 dias à organização, convertendo o tempo em um rendimento extra.

Calcule corretamente as férias dos colaboradores

O cálculo das férias de um colaborador tem como base a sua remuneração mensal. A partir dessa quantia, é preciso chegar ao salário proporcional a um dia de trabalho. Depois, multiplica-se o resultado pelo número de dias em que ele ficará de férias. Não se esqueça de incluir o 1/3 de abono de acordo com o explicado na dica anterior.

Abono pecuniário

É a conversão em dinheiro, de 1/3 (um terço) dos dias de férias a que o empregado tem direito. É uma opção ao empregado, desde que requerido no prazo estabelecido na legislação trabalhista.

Prazo de requerimento

O empregado que desejar converter 1/3 (um terço) de suas férias em abono pecuniário deverá solicitá-lo ao empregador, por escrito, até 15 (quinze) dias antes do término do período aquisitivo. Quando o requerimento acontece após o prazo legal, o empregador pode atender ou não o pedido.

Férias em dobro

Quando ocorrer pagamento em dobro, o empregado não gozou das férias no prazo legal, o abono pecuniário também será em dobro.

Prazo de pagamento

O abono pecuniário deverá ser pago juntamente com a remuneração das férias, até 2 (dois) dias antes do início do período de fruição das férias. Contudo, os dias trabalhados em parte do mês de concessão das férias, quando for o caso, deverão ser quitados no prazo previsto na legislação trabalhista – pagamento de salários ou em norma coletiva da categoria.

Encargos sociais

Sobre o valor do abono pecuniário de férias não há incidência de contribuição previdenciária e FGTS. Todavia, o abono deverá ser adicionado à remuneração das férias para cálculo do Imposto de Renda.

Infos: Constituição Federal de 1988, artigo 7º, inciso XVII – CLT, artigos 129 a 145

Levante as despesas geradas em virtude das férias

Sabendo dos cálculos acima, será mais fácil prever o quanto deverá pagar de férias aos seus colaboradores. Isso ajuda no planejamento financeiro e no cálculo de capital de giro necessário para quando essa época chegar, uma vez que você poderá ter mais noção das despesas geradas.

Para otimizar seu plano, é indicado montar um cronograma com as datas de férias dos seus funcionários. Nele devem constar os adiantamentos, despesas e custos que o empreendimento terá com encargos trabalhistas e salários.

Também é preciso incluir possíveis gastos com horas extras dos colegas que assumirão atribuições dos ausentes ou com contratação de mão de obra temporária. Se a empresa tiver a prática de comprar parte das férias dos empregados, acrescente custos com a aquisição de fatias das férias dos colaboradores que quiserem “vender” parte delas.

Avalie a necessidade de contratar colaboradores temporários

Como visto acima, a empresa pode contratar funcionários temporários para suprir a ausência dos trabalhadores em férias. Isso deve ser cogitado em casos especiais, quando não dá para ficar sem o quadro completo de colaboradores ou quando as atribuições dos ausentes sobrecarregar os demais empregados.

Se não puder contratar colaboradores temporários, lembre-se de distribuir as tarefas dos empregados que estão de férias de forma igualitária entre os que ficam. Caso contrário, os colaboradores que assumem muitas funções podem perder motivação e produtividade, passando a executar atividades com menos qualidade e eficiência.

Verifique os períodos de maior necessidade de pessoal

É importante checar quais os meses em que o trabalho é mais intenso e há aumento na demanda dos clientes. Nessas épocas é preciso contar com todos os colaboradores. Portanto, é preciso saber quais os meses de maior sazonalidade de modo a evitar conceder férias nessas épocas.

Elas devem ser dadas, preferencialmente, em períodos de menor atividade, em que é possível até mesmo manter parte da produção parada. Todavia, também é preciso cautela na hora de impor restrições a determinadas épocas do ano. Isso porque o calendário de férias precisa ser montado harmonizando as necessidades do negócio e as expectativas dos funcionários.

Caso a época de maior necessidade – no fluxo de trabalho – for também a mais comum para o período de férias, será preciso planejar bem e negociar com os colaboradores para se obter acordos. Caso contrário, você poderá desmotivar aqueles que gostariam de descansar nessas épocas, especialmente quando seus familiares também estão de férias.

Para resolver isso, a dica é oferecer benefícios aos que decidirem ficar na empresa nesses períodos e revezar tanto os funcionários como as datas – fazer uma escala ou rodízio. Dessa forma, todo mundo tem sua vez e fica satisfeito.

Estabeleça uma política de férias

É importante definir uma política de férias, informando-a aos colaboradores já no processo de contratação e treinamento. Ressaltar as épocas de maior atividade da empresa, em que não se concede férias, é primordial para deixar as expectativas alinhadas e evitar problemas futuros.

Além disso, lembre-se de conversar abertamente sobre feriados religiosos. Avise também aos funcionários para informarem sobre compromissos assumidos anteriormente. Dessa forma, muitos transtornos podem ser evitados. Estipule também um prazo para que as solicitações de férias sejam feitas, tanto pela empresa quanto pelo colaborador.

Qual a relação das solicitações de férias com o capital de giro?

Para conseguir pagar as férias dos colaboradores e os custos gerados pela ausência deles, a companhia precisa contar com um nível adequado de capital de giro. Afinal, esse recurso é empregado justamente para operacionalizar o negócio, garantindo o prosseguimento e execução de seus processos.

Quanto mais solicitações de férias, maior deverá ser o capital disponível para pagar salários, abonos pecuniários, FGTS, entre outras contas. Caso a organização admita funcionários temporários, ela necessitará de mais recursos para bancar as contratações, salários e treinamentos. Também será preciso pagar horas extras aos colaboradores que assumiram  as atividades dos que estão ausentes, pois esse funcionário estará trabalhando mais e, consequentemente, saindo mais tarde, mais cansado, etc. – a famosa jornada dupla.

Como a empresa pode se organizar e buscar recursos?

Para manter a saúde financeira e evitar problemas com a fiscalização trabalhista, é importante que a empresa tenha recursos suficientes para dar conta dos gastos envolvidos com as férias dos funcionários.

Caso ela não tenha caixa para isso, será preciso buscar capital de terceiros. Nessa situação, a dica é tentar obter um empréstimo coletivo. Essa modalidade de crédito costuma ser menos custosa e menos burocrática dos que os empréstimos bancários, além de ser mais acessível e mais rápida de ser obtida.

Na hora de conceder as férias dos funcionários, lembre-se de ouvir atentamente a sua equipe para evitar insatisfações e considere as dicas acima passadas. Também planeje com cuidado o seu caixa e fique atento para, caso seja necessário, recorrer a uma alternativa de crédito para quitar as obrigações dessa época.

Ficou com alguma dúvida sobre como a empresa pode planejar as férias dos funcionários? Compartilhe nos comentários!

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