Estoque, fluxo de caixa e gestão financeira estão entre os assuntos que tratamos para ajudar você, empreendedor, a ter uma melhor organização.

A gestão financeira de um negócio pode ser considerada uma das maiores dificuldades enfrentadas pelos micro e pequenos empresários.

Separamos 6 dicas de organização financeira que não podem faltar na gestão da sua empresa.

A organização financeira de um negócio pode ser considerada uma das maiores dificuldades enfrentadas pelos micro e pequenos empresários.

Acompanhar as vendas, gerir os funcionários e ainda ter que colocar todas as finanças da empresa em dia não são tarefas simples, mas podem ser equilibradas com facilidade, se forem bem planejadas!

A gestão e organização financeira mantêm o negócio rentável, seja reduzindo os custos de operação ou aumentando as vendas.

De fato, o volume de informações diárias em qualquer empresa é muito grande, o que exige que os empreendedores saibam lidar com diversos dados. Mas não precisa se desesperar com a quantidade de informações!

Neste post, separamos 9 dicas de organização financeira que não podem faltar na gestão da sua empresa e vão te ajudar muito em todas as etapas do negócio!

1. Desenvolva um planejamento estratégico

O planejamento estratégico é uma ferramenta fundamental para o sucesso de qualquer negócio. Ele define todos os caminhos a serem seguidos pela empresa, e suas estratégias e objetivos para curto e para longo prazo.

É ele que dá coerência às ações da empresa, pois é onde se estabelecem três pontos importantes para todo empreendimento:

  • a missão: é o que descreve a “razão de ser” da empresa. Ela esclarece qual é o seu negócio, quem são os seus clientes e o valor do seu negócio para eles;
  • a visão: é o que aponta para o futuro da empresa. Ela descreve aonde você espera que a empresa esteja em um determinado período — ser a líder nacional do segmento, por exemplo;
  • os valores: funcionam como uma bússola para todas as ações da empresa. Da mesma forma como toda pessoa tem valores que guiam suas decisões (como honestidade e lealdade), sua empresa precisa ter parâmetros de ação.

À primeira vista, conceitos como esses podem parecer muito abstratos, mas eles garantem unidade às suas ações.

Outro ponto que fortalece seu planejamento estratégico é fazer a análise SWOT, em que você avalia:

  • os pontos fortes da empresa (strenghts): em que sua empresa se destaca? Tudo o que favorece seu negócio pode ser levado em consideração: se você está em um bom ponto de vendas na cidade, se seu site é o mais visitado do segmento etc.;
  • os pontos fracos (weakness). Até as empresas mais bem-sucedidas têm pontos em que podem melhorar. Conhecê-los bem é o primeiro passo para estabelecer planos de ação para progredir de verdade;
  • as oportunidades (opportunities): são os melhores caminhos por que sua empresa pode seguir. E cuidado, muitos empreendedores tendem a ver oportunidades em todo lugar, mas é importante que elas sejam listadas segundo as estratégias e dados do seu negócio para que possam ser realmente aproveitadas;
  • as ameaças (threats). As dificuldades para o desenvolvimento existem para qualquer negócio, não importa o tamanho dele. Saber quais são elas te ajuda a se preparar melhor para enfrentá-las. Nesse ponto, você pensa no que seus principais concorrentes estão fazendo, por exemplo, e considera de que maneiras isso pode afetar sua própria empresa.

Listada dessa forma, talvez a análise SWOT pareça inicialmente simplória, mas ser capaz de identificar bem cada item é resultado de uma observação detida do seu negócio, o que te faz conhecê-lo melhor e estar mais preparado para guiá-lo.

E, claro, não basta colocar essa análise no papel: é preciso aproveitá-la na prática para desenvolver seu plano de ações!

2. Gerencie o fluxo de caixa

Uma das bases para a realização de qualquer gestão financeira é a projeção do fluxo de caixa, ou seja, o gerenciamento de todas as transações financeiras da empresa — entradas e saídas de capital do caixa.

Gerenciá-lo é entender quanto dinheiro você terá e quanto dinheiro gastará em determinado período de tempo. Da mesma forma como no tópico anterior, o elemento-chave para ter sucesso nesse ponto é o planejamento.

Antes de tudo, para controlar o fluxo de caixa de forma efetiva é necessário definir o seu período de controle. Esse acompanhamento das entradas e saídas pode ser feito semanalmente, mensalmente etc. A escolha deve ser feita de acordo com a demanda e as necessidades da empresa.

Estipulada a periodicidade, para manter as finanças organizadas é necessário que todas as movimentações financeiras sejam conhecidas e registradas.

Quanto mais detalhes você conseguir dominar, melhor. Além das compras que precisa fazer e de suas vendas, devem ser incluídos valores como a previsão de juros de eventuais empréstimos e as flutuações sazonais.

Nesse processo, você vai entender melhor todos os aspectos do seu negócio: seus fornecedores, seus clientes e colaboradores. Gerenciar bem o fluxo de caixa é especialmente importante para pequenas empresas, já que cada centavo conta para elas crescerem mais.

Obviamente, a meta é sempre manter esse fluxo positivo, pois, assim, o negócio estará preparado para emergências. Dessa forma, tem-se a garantia dos lucros e é possível, inclusive, investir em melhorias.

3. Conheça seu capital de giro

O capital de giro é o capital de que você necessita para manter a empresa funcionando.

Um dos grandes desafios de micro e pequenos empreendedores é reunir o dinheiro para começar o negócio, e muitos se esquecem de que, depois dessa etapa, ainda é preciso ter a quantia que garante funções básicas e a segurança da empresa.

O capital de giro responde pelo pagamento de colaboradores, fornecedores, impostos e gastos fixos (como contas de água, luz, aluguel etc.); gastos com matéria-prima, estoque e os imprevistos financeiros.

Como você pode perceber, o capital de giro, especialmente o capital de giro líquido, é muito mais que uma mera reserva para tempos difíceis!

Existe uma fórmula simples para calculá-lo:

CGL (capital de giro líquido) = AC (Ativo Circulante) – PC (Passivo Circulante.

Cálculo Capital de Giro Líquido

Veja a que as variáveis correspondem:

  • o ativo circulante é o dinheiro que você já tem em caixa ou que vai receber em até um ano (fique atento às vendas a prazo!). Ele reúne as contas bancárias da empresa, as contas a receber etc.;
  • o passivo circulante é aquilo que você deve. Os impostos, a folha de pagamento de colaboradores e fornecedores, as dívidas de toda natureza etc.

Em geral, os subtotais de Ativo e Passivo Circulantes constam no balanço da empresa. Mas você pode identificá-los manualmente ao separar cada item do balanço na categoria correspondente.

4. Controle seu estoque

Manter o estoque elevado significa dinheiro “parado”, e, consequentemente, redução do fluxo de caixa.

Por outro lado, trabalhar com estoque muito baixo pode interferir na operação e nas vendas, e até levar à perda de clientes. Afinal, além de ser constrangedor, não ter mais o produto que seu cliente procura é deixar de ganhar dinheiro!

Por isso, é essencial ter bastante atenção e manter o controle de suprimentos da empresa sempre em dia.

Primeiramente, para controlar o estoque é necessário que todos os seus componentes ou produtos estejam devidamente registrados.

Após cadastrar todos os itens, deve-se monitorar todas as entradas e saídas constantemente, garantindo que não faltem produtos ou que se tenha muitos componentes estocados.

Uma ótima ferramenta para gestão de estoque é a FIFO (First In, First Out), também conhecida no Brasil como PEPS (Primeiro a Entrar, Primeiro a Sair).

Essa técnica determina uma sequência lógica para toda a movimentação do estoque: os primeiros produtos a chegar devem ser os primeiros a sair.

Se for bem aplicada, essa técnica facilita a localização dos seus produtos, torna mais fácil lidar com itens perecíveis, e deixa mais simples até lidar com tributos, já que é o parâmetro da Receita Federal para avaliar estoques.

5. Elimine os gargalos do negócio

A expressão “gargalo” é muito conhecida no meio corporativo, e é associada a qualquer obstáculo ou problema que interfira no desempenho da empresa.

Problemas assim podem surgir em qualquer setor ou etapa produtiva do negócio, reduzir os resultados e até interferir nos lucros.

Para eliminar esses gargalos e garantir a gestão e organização financeira do seu negócio, devem-se conhecer e avaliar todos os processos da sua empresa, implementar indicadores, monitorar os resultados e manter um time treinado e capacitado.

Da mesma forma como acontece com a análise SWOT, é hora de uma avaliação detalhada da empresa. Você precisa compreender em que processos há mais dificuldade e possibilidade de prejuízo e quais práticas são problemáticas.

Para isso, é essencial que converse com todo o seu time, que certamente terá informações valiosas sobre as diferentes áreas do negócio e as operações do dia a dia.

6. Automatize processos da empresa

Até as menores empresas dependem de vários processos para funcionar. Automatizar alguns deles é bastante útil para ter mais agilidade e assegurar que o negócio seja escalável.

Isso não significa dispensar o trabalho humano! A automação é muito vantajosa para os seus colaboradores, pois cuida das atividades mais repetitivas da empresa (como o disparo de emails para muitos clientes, por exemplo) e os deixa com mais tempo para aquilo que fazem melhor!

A automação também facilita que os gestores controlem mais de perto todos os processos da empresa e simplifica a detecção de falhas. Vale destacar principalmente o monitoramento das vendas e das finanças, e a possibilidade de acompanhar todos os resultados em tempo real.

A automação também garante maior padronização das etapas do negócio, o que aumenta bastante a eficiência.

7. Utilize um software de gestão financeira

Não é novidade que, para realizar um trabalho de qualidade, é necessário possuir as ferramentas certas.

Por isso, para que todas as contas da empresa estejam devidamente controladas, é interessante utilizar um software para a gestão financeira.

Utilizar um sistema integrado de gestão é uma das formas mais eficientes de organizar todas as finanças da sua empresa, já que ele registra as movimentações com exatidão.

Um programa assim pode reduzir muito os riscos de ocorrerem cálculos errados. Além disso, a gestão das contas possibilita a realização de análises e a formulação de relatórios.

Existem diversas opções de ferramentas online para gerenciamento de empresas que podem te ajudar bastante a gerenciar vários aspectos do negócio. Pesquise qual é a melhor para a sua realidade!

8. Analise resultados

Se você é empreendedor, com certeza tem tino para os negócios! Mas não basta confiar nisso para entender se sua empresa está no caminho certo: é preciso que você prove com dados!

Por isso, é indispensável que analise seus resultados. Eles vão deixar mais claro como vai o desenvolvimento da empresa e apontar o que ainda precisa ser melhorado.

Para visualizá-los com mais facilidade, existem alguns parâmetros simples que você pode levar em consideração:

  • análise de sensibilidade. Analisar a sensibilidade da sua empresa significa avaliar como uma série de variáveis financeiras do negócio (como as comissões, por exemplo) seriam afetadas em cenários otimistas (como o aumento de receita) ou pessimistas (a diminuição). Quanto mais variáveis você incluir nesse exame e mais realistas as suas previsões, melhor;
  • rentabilidade da empresa: esse índice mostra a capacidade de um negócio “se pagar”. Ele considera se a empresa lucra o bastante para cobrir o investimento inicial feito nela. Para conhecê-lo, você deve dividir o lucro da empresa em determinado período pelo seu capital inicial;
  • lucratividade: serve para demonstrar sua eficiência operacional, isto é, quanto o negócio ganha sobre o trabalho que desenvolve. Para obter o número, você precisa dividir o lucro líquido (a fatia do lucro que fica efetivamente disponível para a empresa, após a eliminação de todos os custos) pela receita total (o valor obtido nas vendas);
  • ponto de equilíbrio: é o ponto em suas vendas igualam o custo de manter o negócio. Nesse caso, não há lucro, mas esse é um indicador de segurança, que demonstra em que momento a empresa é capaz de cobrir todos os seus gastos. Para saber qual é o seu, divida o seu custo fixo pela receita menos o custo variável (os que variam diretamente com a quantidade produzida ou vendida).

9. Faça um empréstimo

Os empréstimos empresariais ainda estão cercados por mitos. Para muita gente, pegar um empréstimo ainda é sinônimo de fracasso na empresa, mas esse conceito já é muito ultrapassado!

Os empréstimos são uma ótima oportunidade para expandir o seu negócio e são uma alternativa até em momentos em que você não está passando por uma crise! Mas, claro, continuam válidos para quando a situação não vai muito bem!

E, o mais interessante é que você não precisa depender dos bancos e seus altos juros para conseguir um bom empréstimo! Com um empréstimo coletivo — ou peer to peer lending — você consegue crédito mais barato e ágil, com muito menos burocracia!

Vale lembrar que empréstimo coletivo é diferente de financiamento (que só é possível quando o propósito específico para que o dinheiro vai servir é detalhado)!

Qualquer que seja o tipo de empréstimo que você escolha, o mais importante é que ele seja realizado após muito planejamento!

Afinal, planejar é um dos pontos mais importantes de uma boa organização financeira, como você conferiu em todos esses tópicos! E, claro, informar-se cada vez melhor é outro fator crucial para o sucesso! Que tal aprofundar seu conhecimento sobre a necessidade de capital de giro agora?