Descubra qual é a importância do inventário de estoque e veja os principais passos para fazê-lo na sua empresa!

Fazer o inventário de estoque é importante para a organização alinhar as entradas e saídas de produtos de seu almoxarifado, além de fortalecer o controle dos ativos armazenados. Sem um monitoramento consistente dos itens mantidos na empresa, fica mais difícil descobrir gargalos na área logística e identificar fatores que levam a perdas e extravios de mercadorias.

Para lidar com esses desafios, é importante entender o conceito e a importância do inventário de estoque, bem como os principais passos para fazê-lo. Aliás, separamos essas informações logo a seguir, portanto, não deixe de conferir!

O que é inventário de estoque?

Fazer o inventário de estoque consiste em identificar, contar e classificar produtos armazenados na empresa. Por meio desse processo, os gestores conseguem saber o quanto de mercadorias podem ser vendidas e quais estão encalhadas, obsoletas ou danificadas.

Essa prática também possibilita conferir se as informações levantadas estão em conformidade com os sistemas de controle e com os registros de entrada e saída de produtos. Além disso, o inventário de estoque pode ser dividido em dois tipos:

  • Rotativo: requer que o estoque seja submetido à contagem de itens com periodicidade pré-definida (semanal, mensal, diária etc.). O importante é que os dados sejam atualizados em intervalos de tempo determinados, principalmente em companhias com grande giro de mercadorias;
  • Periódico: a contagem dos itens é feita no final de um período definido pela companhia. Os propósitos dessa modalidade envolvem a atualização de dados do sistema de estoque, a correção de eventuais falhas humanas e a construção de demonstrativos financeiros mais detalhados.

Quando a empresa deve fazer o inventário?

É indicado fazer um inventário de estoque quando houver dificuldades no controle de saídas e entradas de materiais no almoxarifado. Dessa forma, você terá como organizar os itens armazenados e descobrir quais produtos estão encalhados, foram extraviados ou precisam de ações de marketing para serem comercializados (promoções, liquidações, ofertas etc.).

Qual a importância do inventário de estoque?

O inventário de estoque devidamente estruturado é importante por vários fatores, entre elas a otimização do atendimento ao cliente. Isso porque um almoxarifado devidamente catalogado, classificado e com prateleiras ordenadas, simplifica a busca por produtos que os consumidores desejam. Assim, evita-se perder oportunidades de vendas por falta de mercadorias ou pela demora para encontrá-las, melhorando o serviço prestado.

A organização da armazenagem de materiais também reduz perdas, evita desperdícios e diminui custos, pois facilita a quantificação dos produtos estocados. Logo, eliminam-se compras desnecessárias de mercadorias que já existem no estoque. Os pedidos também são feitos conforme a demanda existente, evitando a produção ou aquisição de bens para revenda além do necessário.

É preciso destacar que, um inventário de estoque bem organizado e corretamente monitorado ajuda a empresa a ficar em dia com a legislação. Caso contrário, poderá ser autuada pela Receita Federal ou outro órgão de fiscalização devido inconsistência entre os itens que foram declarados, comercializados e os que efetivamente se encontram na organização.

Como fazer o inventário de estoque de maneira eficiente?

Classifique os produtos

Para fazer o inventário de estoque do seu negócio de modo eficiente, primeiro você precisa definir classificações para os produtos. Trabalhar com conjuntos e grupos simplifica a gestão e melhora o controle das mercadorias.

Portanto, lembre-se de categorizar cada tipo de ativo em seu inventário em grupos fáceis de serem identificados, como alimentos, roupas, eletrônicos, entre outros. É recomendado também especificar cada um deles por tamanho, peso, uma ou mais unidades de medida, entre outras características. Empregar códigos de barras é indicado, pois isso potencializa o sistema de buscas de mercadorias.

Se tiver dificuldades de classificar os produtos, tente implantar algumas metodologias que facilitam esse procedimento. Uma das mais conhecidas é a Curva ABC, que categoriza os itens em três classes, conforme a demanda, a quantidade existente e o valor gerado para a companhia.

Identifique ou estipule a rotatividade do estoque

Embora um estoque cheio pareça positivo, essa situação nem sempre é um bom sinal para a empresa. Isso porque ele pode se encontrar assim devido a muitas mercadorias que não estão sendo comercializadas por motivos de defasagem ou por ações de marketing ineficientes.

Outra causa é a falta de alinhamento entre os setores de compras, de produção e de vendas. O primeiro pode ter adquirido mais insumos do que o necessário, não tendo prestado atenção ao volume de vendas. O mesmo ocorre com a produção, que pode manter ou aumentar a fabricação em períodos de pouca procura, isto é, quando seria melhor reduzir a confecção de mercadorias.

Para evitar essas situações, é preciso verificar qual o giro de estoque ou determinar uma rotatividade para ele. Esse conceito tem a ver com quantificar e mensurar o quanto de um estoque é esvaziado e reposto em um determinado período. Tal prática fornece um parâmetro que indica a necessidade de aumentar os itens no almoxarifado com maior ou menor rapidez.

Em resumo, você deve estipular um intervalo de tempo em que o estoque será reposto. Dessa forma, a área de compras saberá o momento em que deverá adquirir insumos, a produção se preparará melhor para a fabricação e o setor de vendas entenderá quando poderá contar com novos produtos para comercialização.

Estabeleça a periodicidade da realização do inventário

Além da rotatividade do estoque, é preciso também definir e manter certa periodicidade no controle do inventário. Isso significa que você deverá realizar contagens de produtos de tempos em tempos. Os resultados obtidos envolvem maior precisão das informações levantadas e facilidade para identificar furtos e extravios.

Por exemplo, se você faz conferências toda semana, caso desapareçam mercadorias entre uma checagem e outra, basta limitar suas investigações até os sete dias anteriores à última análise.

calendário com marcação em um dia específico

Outro ponto a destacar é que se faz necessário enviar informações ao fisco sobre os bens em estoque, de modo que, se a companhia não souber disso, ela corre o risco de fazer declarações equivocadas. Se a fiscalização descobrir o erro, sua empresa pode ser multada ou sofrer outras sanções.

Defina dias e horários certos para realizar o inventário

Você também precisa definir em quais horários e dias fará o inventário do estoque. Mesmo que tenha escolhido manter uma periodicidade semanal, pode haver dias em que não será possível conferir os materiais. Isso ocorre em épocas de aumento de trabalho por conta de datas festivas, em períodos de fiscalização ou mesmo quando há troca de colaboradores responsáveis pela checagem.

Portanto, lembre-se sempre de escolher os dias mais propícios para esse processo e também horários de menor movimento. Tal atitude é necessária especialmente para estabelecimentos do varejo que não dispõem de muito espaço de armazenagem e contam com um giro de estoque elevado.

Dessa maneira, você evita transtornos na busca de mercadorias para consumidores. Também conseguirá se prevenir de confusões com lançamentos de itens que foram vendidos instantes depois de serem registrados como presentes no estoque.

Repita o processo de contagem

Além de contar cada tipo de mercadoria estocada, é essencial fazer conferências para se certificar de que os números levantados são reais. Nesse caso, a dica é ter dois colaboradores fazendo esse processo, pois, se ambos chegarem ao mesmo resultado, é sinal de que a contagem foi feita adequadamente. Após isso, não se esqueça de atualizar as informações na lista de inventário.

Cruze dados com o sistema

Depois de feito todo o inventário de estoque, você terá em mãos os dados atualizados sobre o que realmente está armazenado na empresa. Inclusive, saberá quais os tipos de mercadorias existentes, suas características e até mesmo como elas contribuem para o faturamento do negócio (caso tenha aplicado a Curva ABC ou uma análise similar).

Para otimizar a qualidade dos dados, lembre-se de cruzar essas informações com os dados existentes no sistema de controle logístico da sua companhia. Dessa forma, você terá como realizar avaliações mais precisas de seu estoque e ainda definir estratégias comerciais com melhor embasamento

Fazer o inventário de estoque traz muitos benefícios e evita problemas com o governo. Além do mais, esse processo colabora para o aperfeiçoamento dos fluxos de trabalho do setor logístico da sua empresa. Assim, favorece não só a armazenagem de materiais, como também a aquisição de bens, a produção, a entrega/distribuição, entre outras áreas da sua cadeia de suprimentos.

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