Saiba tudo que você precisa sobre fluxo de caixa e descubra o papel dele na sua empresa

Como tudo mundo sabe, ou a maioria das pessoas, o fluxo de caixa é essencial para manter o bom funcionamento do negócio. O termo refere-se a movimentação do dinheiro no caixa da empresa, ou seja, o montante de caixa recebido e gasto (movimentação ou fluxo) por uma empresa durante um período de tempo definido – dias, semanas ou meses.

Por isso, e para ajudar nesse controle, destacamos abaixo o que é fluxo de caixa, como ele pode ajudar – ou prejudicar – a sua empresa, e assim por diante. Veja abaixo. 😉

Como o fluxo de caixa pode ajudar minha empresa?

O fluxo de caixa, como mencionado acima, corresponde a movimentação do dinheiro no caixa da empresa, tudo que entra e sai do caixa. Esse instrumento possibilita a identificação de desperdícios e gargalos financeiros. Também favorece a divisão de recursos entre departamentos.

Isso evita que alguns recebam mais dinheiro do que necessitam, enquanto outros tenham orçamentos deficitários. O fluxo de caixa possibilita que o empreendedor analise a entrada e saída de valores em um intervalo de tempo específico. Sendo assim, dá para se avaliar a performance do empreendimento com base nas expectativas e projeções, visando checar se ela teve bons resultados.

Como controlar o fluxo de caixa?

O fluxo de caixa pode ser controlado de modos distintos, apesar de todos exigirem constância e disciplina nos lançamentos. Por isso, separamos adiante algumas informações para controlar corretamente esse instrumento, confira:

#1 Organize saídas e entradas em categorias

Para agilizar o seu controle e melhorar as análises de recebimentos e pagamentos/investimentos, é preciso dividir esses dois em categorias. Você pode estruturar as entradas assim:

  • venda de serviços/produtos da organização — advindos da atividade-fim;
  • desmobilização de patrimônio ou ativos;
  • receitas não operacionais — provenientes de outras fontes;
  • recebimento de contas ou dívidas;
  • recebimento de juros, multas ou taxas, etc.

A categorização das entradas possibilita ao empreendedor identificar suas fontes principais de recursos. Também é possível distinguir as mercadorias que mais geram retorno ao negócio daquelas que agregam pouco. Com essas informações em mãos, dá para montar estratégias de vendas em conjunto com os departamentos comercial e de produção.

As saídas podem ser divididas nos seguintes grupos:

A divisão das saídas permite que o empreendedor cheque quais despesas e investimentos ocasionam mais custos. Consequentemente, será mais simples coordenar medidas para minimizá-las ou eliminá-las.

A categorização também serve para descobrir desperdícios e despesas desnecessários, podendo cortá-las mais facilmente. Isso otimiza a economia empresarial interna.

Vale destacar que, a correta categorização é vital também para as diversas áreas da empresa e não somente para aperfeiçoar a gestão do setor financeiro. Isso porque os demais gestores poderão ter acesso a dados concretos sobre os principais montantes e gastos dos seus setores.

 

Tal aspecto é vital para uma divisão adequada de investimentos no empreendimento. Também possibilita o corte de despesas desnecessárias ou supérfluos. Por fim, permite que departamentos com déficit orçamentário consigam receber mais investimentos graças ao melhor balanceamento de recursos na empresa.

#2 Atualize constantemente as informações

O fluxo de caixa precisa ter suas informações constantemente atualizadas. Isso quer dizer que é essencial lançar os dados de cada nova movimentação com uma boa periodicidade. O indicado é fazer isso logo após a compra ou venda acontecer.

Se não for possível, tente estipular um horário todo dia para registrar movimentações feitas ao longo do expediente empresarial. Isso é importante para evitar inconsistências, pois quanto mais você demorar para anotar as informações, maiores as possibilidades de surgirem falhas nos lançamentos.

Também facilita a busca de erros já que você precisará analisar só as movimentações de um dia. Se fizer semanalmente, aí terá de buscar registros de até uma semana para encontrar as causas de um eventual problema, multiplicando o trabalho.

#3 Guarde cupons, recibos e notas fiscais

É aconselhável guardar e preservar recibos e demais comprovantes originários de gastos e recebimentos para conferências futuras. Dessa forma, você se previne de problemas e poderá consultar informações quando for preciso.

Tal prática ganha maior importância caso você não costume lançar dados em seu fluxo de caixa constantemente. Por exemplo, se você ficar dias sem alimentar o fluxo de caixa, poderá ter problemas de fazer isso e equilibrar os saldos devido à própria dificuldade de lembrar de todas as compras e vendas feitas. Para tanto, é necessário usar esses documentos para consulta.

Se algum colaborador, ou você mesmo, precisar viajar a trabalho, tendo despesas no caminho, será preciso registrá-las no caixa. Com os comprovantes em mãos, a anotação se torna fácil. O mesmo ocorre em períodos de grande compra de matérias-primas e de alta nas vendas, em que os registros se multiplicam.

Desenvolvendo o hábito de armazenar notas, cupons fiscais, recibos e demais comprovantes, você evita problemas não só de controle, mas com a fiscalização do governo.

Dicas para otimizar a organização e controle do fluxo de caixa

Além de orientações para você controlar bem o seu fluxo de caixa, separamos dicas que ajudam a otimizá-lo dentro do ambiente corporativo. Veja quais são:

#1 Não confunda contas pessoais com movimentações empresariais

Um erro grave que geralmente acontece em médias, pequenas e micros empresas é a confusão entre contas do empreendedor com as do negócio. Ou seja, a mistura de obrigações pessoais com pendências empresariais.

Tal prática gera sérios problemas para o negócio, pois camufla resultados. Você poderá ter a impressão de que a saúde financeira corporativa está pior ou melhor do que realmente está. Tal fato também compromete a credibilidade e confiança sobre o negócio, dificultando obtenção de empréstimos, financiamentos ou aportes de capital.

Isso porque o fluxo de caixa geralmente é usado para análise de crédito, e de solvência do negócio, pelas organizações credoras e por investidores. Se eles identificarem problemas nele, pedidos de recursos têm grandes chances de serem negados.

A fiscalização também poderá multar o empreendimento, além de aplicar sanções legais.

#2 Observe atentamente o estoque

Observar seus recebimentos de vendas, fazendo um paralelo com as movimentações do estoque da organização, ajuda na mensuração de entradas e saídas de produtos. Dessa forma, você poderá comparar controles do almoxarifado com o fluxo de caixa, o que melhora o controle dos recursos da empresa, sejam financeiros, sejam físicos.

E o melhor é que dá para fazer isso de modo categorizado, pois você saberá o volume de produtos comercializados e o montante gerado. Tal aspecto permite que se descubra quais itens vendem mais, gerando maiores somas de dinheiro, e quais estão encalhados no estoque. Aliás, esses podem estar gerando gastos com manutenção, transporte, perdas decorrentes de vencimentos, etc.

Graças a essa análise, você poderá estabelecer planos para prevenir o acúmulo de mercadorias no almoxarifado. Além disso, tem maiores chances de traçar estratégias para transformá-las em capital financeiro rapidamente, como ao fazer liquidações, promoções, etc.

#3 Invista na digitalização de comprovantes

Guardar e preservar arquivos é uma ação aconselhável para otimizar o controle de fluxo de caixa. Contudo, ao longo do tempo isso pode ocasionar um arquivo lotado de papéis e pastas.

Para evitar isso, é essencial adotar uma solução de virtualização e Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED). Ela elimina a necessidade de um ambiente físico para armazenagem, além de agilizar a procura por dados no meio digital.

Só é necessário manter algumas versões físicas dos comprovantes imprescindíveis para processos, rotinas e fiscalizações que exijam notas e documentos autênticos.

#4 Em caso de falta de caixa, avalie contratar um empréstimo coletivo

Por mais que você controle bem o seu fluxo de caixa, pode chegar um momento em que o negócio fique descapitalizado. Então, para honrar suas obrigações será necessário recorrer a crédito de instituições financeiras ou aportes de capital feitos por investidores.

Como alternativa a essas opções, que podem ser ou muito custosas ou muito burocráticas, temos o empréstimo coletivo. Ele consiste em uma modalidade de crédito em que pessoas físicas fornecem dinheiro por meio de uma plataforma para quem busca capital de giro.

Dessa forma, empreendedores podem obter financiamento para suas operações a juros reduzidos. Consequentemente, podem reequilibrar suas contas ou fazer investimentos para expansão de seus negócios.

Qual é a importância da projeção de fluxo de caixa?

O fluxo de caixa pode ser melhor aproveitado se usado em conjunto com ferramentas auxiliares. Especialmente, aquelas que facilitam o monitoramento de informações e o levantamento de dados estratégicos. Entre elas, temos a projeção de fluxo de caixa.

Ela se distingue do fluxo convencional porque considera previsões de entradas e saídas. Desse modo, possibilita que o gestor, ou empreendedor, prepare o capital necessário para compras, pagamentos e investimentos nos meses seguintes.

Isso com base em estimativas de elevação ou redução de vendas e gastos que são obtidas em cima de análises, históricos e relatórios de movimentações financeiras, dentro de um espaço de tempo.

O fluxo de caixa é um instrumento fundamental para negócios que desejam manter suas operações e se desenvolver no mercado. Eles entregam informações que possibilitam aos gestores identificarem pontos financeiros fracos e fortes do negócio, bem como sua situação econômica real.

Isso favorece o planejamento e estruturação de medidas preventivas ou corretivas para eventuais problemas financeiros. Entre elas, busca de empréstimos, enxugamento de custos, desmobilização de patrimônios para obter fontes de capital, etc.

O acompanhamento periódico do fluxo de caixa possibilita que a organização estruture suas saídas e entradas adequadamente. Desse modo, poderá ter dinheiro em caixa sempre que precisar pagar dívidas ou comprar itens. Inclusive conseguirá fazer previsões de recebíveis. Esse instrumento também possibilita ao gestor organizar recebimentos de clientes antes dos vencimentos de contas com fornecedores, impostos, etc.

Por outro lado, se esse instrumento não recebe a adequada atenção, a empresa poderá deixar de honrar contas. Consequentemente, ela se tornará devedora, tendo de pagar juros, taxas e multas que oneram sua operação. Por isso, fique sempre atento ao fluxo de caixa do seu empreendimento!

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