O prazo médio de pagamento a fornecedores é um fator que deve ser otimizado se você quiser melhorar seu negócio, economizar recursos e superar dificuldades econômicas. Afinal, com mais tempo para quitar a compra de insumos e mercadorias, você poderá fazer girar seu estoque e elevar o montante de recursos recebidos.

Assim o caixa tem maior folga para que o setor financeiro se prepare melhor para honrar obrigações sem atrasar faturas e, consequentemente, gerar juros e multas. Para conseguir esses benefícios, é preciso estabelecer uma boa política de prazo médio de pagamento a fornecedores.

Para ajudá-lo nessa questão, separamos algumas informações e dicas que colaboram na definição desse tipo de estratégia. Confira!

O que é o prazo médio de pagamento a fornecedores?

O prazo médio de pagamento a fornecedores (PMP) corresponde ao intervalo de tempo entre a data de uma compra e o seu pagamento. Esse indicador permite descobrir e mensurar em quantos dias a companhia quita suas duplicatas e faturas, o que possibilita planejar melhor as contas e equilibrar o fluxo de caixa. Ele também possibilita que o gestor compreenda qual a real necessidade de capital de giro do negócio.

Qual a importância de conhecer essa métrica?

A correta organização da gestão financeira da empresa depende de um bom conhecimento do PMP, já que é preciso se preparar para realizar os pagamentos necessários dentro dos prazos.

Caso contrário, o caixa passa a ser onerado com multas, taxas e juros provenientes de atrasos. O relacionamento com os fornecedores também pode se deteriorar por conta de sucessivos problemas na quitação das obrigações.

Vale destacar que, quanto mais longo seu PMP, melhor para a empresa, pois ela terá mais dias para se planejar para os pagamentos. Além disso, objetivando melhorar a análise desse indicador e obter mais frutos, é importante entender bem o seu ciclo financeiro e avaliar o PMP junto a duas métricas: o Prazo Médio de Recebimento (PMR) e a Necessidade de Capital de Giro (NCG).

O primeiro é quase o oposto do PMP, pois avalia o tempo médio de recebimento dos clientes. Quanto mais curto esse prazo, melhor para o caixa da companhia, pois mais rapidamente os recursos entrarão e ficarão disponíveis para quitação de despesas, pagamento de contas e realização de investimentos.

O segundo aponta a quantia mínima de dinheiro de que a organização necessita em seu caixa para assegurar a manutenção de suas atividades, ou seja, comprar insumos, pagar funcionários, realizar manutenções etc. Caso os recursos estejam abaixo desse nível, será preciso recorrer a aportes financeiros dos sócios ou ao capital de terceiros.

Se tiver um PMP longo e um PMR curto, seu caixa poderá ficar positivo por mais tempo e você terá menos chances de atrasar obrigações. Além disso, com dinheiro entrando rápido, fica mais fácil manter o mínimo de NCG de que o negócio precisa.

Como fazer o cálculo do prazo médio de pagamento a fornecedores?

É possível calcular o seu PMP por meio de uma fórmula. Para tanto, é necessário descobrir algumas informações. Primeiro, você deve saber qual é o valor que tem de pagar aos fornecedores, tanto de ativo circulante quanto de não circulante.

Esse dado pode ser achado no Balanço Patrimonial (BP).

Você ainda pode empregar uma média do valor devido aos fornecedores, usando, como referência, o montante atual (valor final) e o de um ano antes (valor inicial). Depois, basta somá-los e dividi-los por 2.

Em seguida, deve-se descobrir a média de compras do período. Algumas companhias têm dificuldade em encontrar esse valor, então, é possível substituí-lo pelo custo dos produtos e serviços.

Se o montante encontrado corresponder a um trimestre, você deverá usar 90 dias no cálculo. Caso tenha a ver com um semestre, serão 180 dias. Se for anual, 360 dias, e assim por diante.

Agora vamos à fórmula (usando o exemplo de 360 dias):

PMP = (fornecedores em média /compras) x 360.

Digamos que, em um BP, em 31/12/2016, a dívida com fornecedores era de R$ 10.000. Já em 31/12/2017, o valor era de R$ 7.000. Se somarmos e dividirmos por 2, teremos uma média de R$ 8.500.

Essa é nossa dívida média com fornecedores. Por fim, descobrimos que as compras, em 2017, chegaram a R$ 34.000. Por estarmos tratando de um ano, usaremos 360 dias. O cálculo fica assim:

PMP = (R$ 8.500 / R$ 34.000) X 360;

PMP = 0.25 X 360;

PMP = 90 dias.

Pela fórmula, constatamos que, o prazo médio de pagamento a fornecedores é de 90 dias.

Como negociar melhores prazos conforme a política da empresa?

1 – Construa uma relação ganha-ganha

Para negociar prazos mais extensos e favoráveis para sua empresa, você precisa apresentar compensações para seus fornecedores, tornando os acordos mais benéficos para eles também — por exemplo, comprometendo-se a adquirir um volume maior de produtos.

Você também pode negociar a compra de mais dos itens que geram maior lucro para eles e que também têm boa saída no seu negócio. Na expectativa de obter maiores ganhos, os fornecedores poderão aumentar o tempo de pagamento dessas mercadorias.

2 – Utilize estratégias de negociação

É importante adotar estratégias para fazer boas negociações. Um exemplo é o que muitos negócios de pequeno ou médio porte, como mercados, costumam fazer. Eles se associam para comprar em conjunto produtos de fornecedores. Como adquirem um volume grande graças à união, ganham descontos e condições melhores de pagamento.

Outra abordagem é a aquisição de mercadorias em épocas de baixa procura para revender em momentos de maior demanda. Por exemplo, lojas que compram coleções de inverno no verão costumam pagar menos do que pagariam se adquirissem roupas nas suas estações correspondentes. Além disso, é possível negociar descontos menores em troca de prazos maiores.

3 – Compre só de acordo com o potencial de pagamento

É indicado analisar históricos e relatórios de compras para estimar o volume de vendas normal da empresa para cada época do ano. Com base nesses dados, você poderá tomar decisões mais acertadas na hora de comprar mercadorias ou matérias-primas, adquirindo só aquilo que tem chance de ser vendido e que dá para pagar.

Sem esse tipo de avaliação, seu negócio poderá solicitar um volume maior do que tem condições de pagar e de comercializar. Quando chegarem as cobranças, são boas as possibilidades de não ter dado tempo de vender todo o estoque, de modo a faltar caixa para honrar essas obrigações. Isso, por sua vez, tende a gerar multas e atrasos que oneram o capital do empreendimento.

O prazo médio de pagamento a fornecedores é um indicador essencial para a área financeira e para o setor comercial da organização. Utilizando-o em conjunto com um bom planejamento empresarial e com os demais indicadores apontados, será possível melhorar a gestão das compras e a quitação de obrigações. Logo, seu empreendimento poderá apresentar melhores resultados e elevar sua eficiência econômica.

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