A administração financeira de um negócio requer planejamento e organização para que as contas não fujam do controle e a saúde econômica do empreendimento se deteriore.

o empreendedor e demais gestores devem saber monitorar e entender os fluxos dessa ferramenta.

Saiba tudo que você precisa sobre fluxo de caixa e melhore o controle das finanças do seu negócio!

Um bom fluxo de caixa é essencial, pois permite estruturar entradas e saídas de recursos, além de entregar dados estratégicos para o gestor da área conseguir tomar decisões melhores.

Para potencializar os resultados desse importante instrumento, é preciso fortalecer a educação financeira dentro da empresa. Ou seja, treinando colaboradores para manusearem as operações do caixa corretamente.

Além deles, o empreendedor e demais gestores devem saber monitorar e entender os fluxos dessa ferramenta. Desse modo, conseguirão obter maior proveito das análises feitas

Para ajudar nesse objetivo, separamos adiante as principais informações que você precisa saber sobre o fluxo de caixa. Continue lendo e descubra dicas e importantes ferramentas para aperfeiçoar sua gestão econômica!

Afinal, o que é fluxo de caixa?

O fluxo de caixa é uma ferramenta de gerenciamento financeiro. Ele é usado para organizar e controlar fluxos de entradas e saídas de dinheiro no caixa da organização.

As entradas ocorrem por meio da comercialização de serviços ou produtos, venda de bens e ativos da empresa, recebimentos de dívidas etc. As saídas de valores são para vários fins, como compra de matérias-primas, pagamento de funcionário e fornecedores, aluguel de imóvel onde o empreendimento funciona, entre outros custos variáveis e fixos.

O fluxo de caixa geralmente é monitorado mensalmente. Desse modo, ao fim de um período assim a empresa encerra um controle para verificar a quantidade de movimentações ocorrida. No primeiro dia do mês seguinte se inicia outro fluxo de caixa.

O controle desse instrumento não é feito somente observando entradas e saídas. Também entra na análise checagem de saldos em caixa e em contas bancárias.

Como ele pode ajudar minha empresa?

Esse instrumento colabora no melhor aproveitamento dos investimentos feitos pela organização. Isso porque ele entrega um “mapa” sobre movimentações financeiras na empresa, apontando fontes e fins para onde o dinheiro vai.

Isso possibilita a identificação de desperdícios e gargalos financeiros. Também favorece a divisão de recursos entre departamentos. Consequentemente, evita que alguns recebam mais dinheiro do que necessitam, enquanto outros tenham orçamentos deficitários.

O fluxo de caixa possibilita que o empreendedor analise a entrada e saída de valores em um intervalo de tempo específico. Sendo assim, dá para se avaliar a performance do empreendimento com base nas expectativas e projeções, visando checar se ela teve bons resultados. Isso permite comparar fluxos financeiros de épocas distintas, ajudando a compreender em quais períodos há maior faturamento e gastos.

Há outras vantagens de um fluxo de caixa, confira:

Facilita o controle de gastos e investimentos

O fluxo de caixa facilita o controle de gastos e investimentos, ou seja, as saídas de dinheiro. Com base nos dados obtidos, o empreendedor e seus gestores podem analisar se as despesas são justificadas. Também descobrem se estão desembolsando mais do que o pretendido por matérias-primas. Isso indica quando é preciso fazer negociações com fornecedores mais vantajosas.

Potencializa o monitoramento de recebimentos

O monitoramento de entradas ajuda o gestor a identificar suas principais fontes de recursos, como vendas, recebimento de juros etc. Desse modo, é possível comparar se o volume obtido está de acordo com as metas da companhia.

Isso entrega um panorama econômico que permite analisar se o volume recebido é suficiente para manter o negócio e fazê-lo prosperar. Em caso negativo, é possível tomar decisões importantes, como aumentar preços de mercadorias.

Outra ação é diversificar a produção para elevar as entradas financeiras graças a mais produtos comercializados. Geralmente, esses planos são tomados em conjunto com gestores do comercial, da produção e do marketing.

Facilita a verificação e monitoramento de saldos

A verificação e monitoramento de saldos é prática essencial para prevenir que o empreendimento fique descapitalizado e não quite obrigações. Portanto, ele necessita ser realizado de modo constante.

Desse modo, será possível adotar medidas rápidas para positivar o caixa e as contas bancárias numa eventual situação de falta de capital de giro.

Suporte a outros registros e relatórios

O fluxo de caixa pode ser usado para auxiliar no controle de outros relatórios e registros. Por exemplo, o Regime de Competência, que serve para estruturar recursos e fazer previsões para a companhia.

Ele deve conter todos os recursos contábeis que saem e entram na empresa no dia em que ocorreram. Para esse relatório, é essencial o registro da data dos fatos, quando eles foram gerados e não quitados. Ou seja, não considera se foram concretizados, sendo relacionado à qualquer mudança patrimonial, sendo vinculado à sua natureza e origem.

Colabora no processo de securitização de recebíveis

Securitização de recebíveis é um processo em que uma gama de ativos financeiros, ou não-financeiros, é organizada e agrupada no formato de títulos. Os ativos unidos são conhecidos como ativos bases, podendo ser comercializados com investidores. Desse modo, qualquer fluxo de caixa, atual ou futuro, originado por ativos pode ser securitizado.

Na medida em que a área de securitização se desenvolve, sofisticando-se e evoluindo, a diversidade de ativos securitizados igualmente cresce. Atualmente, temos as seguintes modalidades:

  • desconto de duplicatas;
  • recebíveis de cartões de crédito;
  • recebíveis de contas a receber em geral;
  • recebíveis de imóveis;
  • créditos em geral.

Como controlar o fluxo de caixa?

O fluxo de caixa pode ser controlado de modos distintos, apesar de todos exigirem constância e disciplina nos lançamentos.

Separamos adiante algumas informações para controlar corretamente esse instrumento, confira:

Organize saídas e entradas em categorias

Para agilizar o seu controle e melhorar as análises de recebimentos e pagamentos/investimentos, é preciso dividir esses dois em categorias. Você pode estruturar as entradas assim:

  • venda de serviços/produtos da organização — advindos da atividade-fim;
  • desmobilização de patrimônio ou ativos;
  • receitas não operacionais — provenientes de outras fontes;
  • recebimento de contas ou dívidas;
  • recebimento de juros, multas ou taxas etc.

A categorização das entradas possibilita ao empreendedor identificar suas fontes principais de recursos. Também é possível distinguir as mercadorias que mais geram retorno ao negócio daquelas que agregam pouco. Com essas informações em mãos, dá para montar estratégias de vendas em conjunto com os departamentos comercial e de produção.

As saídas podem ser divididas nos seguintes grupos:

  • pagamento de parceiros e fornecedores;
  • pagamento de salários e benefícios de funcionários;
  • compra de matérias-primas
  • tributos;
  • investimentos em divulgação e marketing, entre outras contas.

A divisão das saídas permite que o empreendedor cheque quais despesas e investimentos ocasionam mais custos. Consequentemente, será mais simples coordenar medidas para minimizá-las ou eliminá-las.

A categorização também serve para descobrir desperdícios e despesas desnecessários, podendo cortá-las mais facilmente. Isso otimiza a economia empresarial interna.

Vale destacar que a correta categorização é vital também para as diversas áreas da empresa e não somente para aperfeiçoar a gestão do setor financeiro. Isso porque os demais gestores poderão ter acesso a dados concretos sobre os principais montantes e gastos dos seus setores.

Tal aspecto é vital para uma divisão adequada de investimentos no empreendimento. Também possibilita o corte de despesas desnecessárias ou supérfluos. Por fim, permite que departamentos com deficit orçamentário consigam receber mais investimentos graças ao melhor balanceamento de recursos na empresa.

Atualize constantemente as informações

O fluxo de caixa precisa ter suas informações constantemente atualizadas. Isso quer dizer que é essencial lançar os dados de cada nova movimentação com uma boa periodicidade. O indicado é fazer isso logo após a compra ou venda acontecer.

Se não for possível, tente estipular um horário todo dia para registrar movimentações feitas ao longo do expediente empresarial. Isso é importante para evitar inconsistências, pois quanto mais você demorar para anotar as informações, maiores as possibilidades de surgirem falhas nos lançamentos.

Também facilita a busca de erros já que você precisará analisar só as movimentações de um dia. Se fizer semanalmente, aí terá de buscar registros de até uma semana para encontrar as causas de um eventual problema, multiplicando o trabalho.

Guarde cupons, recibos e notas fiscais

É aconselhável guardar e preservar recibos e demais comprovantes originários de gastos e recebimentos para conferências futuras. Dessa forma, você se previne de problemas e poderá consultar informações quando for preciso.

Tal prática ganha maior importância caso você não costume lançar dados em seu fluxo de caixa constantemente. Por exemplo, se você ficar dias sem alimentar o fluxo de caixa, poderá ter problemas de fazer isso e equilibrar os saldos devido à própria dificuldade de lembrar de todas as compras e vendas feitas. Para tanto, é necessário usar esses documentos para consulta.

Se algum colaborador, ou você mesmo, precisar viajar a trabalho, tendo despesas no caminho, será preciso registrá-las no caixa. Com os comprovantes em mãos, a anotação se torna fácil. O mesmo ocorre em períodos de grande compra de matérias-primas e de alta nas vendas, em que os registros se multiplicam.

Desenvolvendo o hábito de armazenar notas, cupons fiscais, recibos e demais comprovantes, você evita problemas não só de controle, mas com a fiscalização do governo.

Estipule quais profissionais gerenciarão o fluxo de caixa

Na impossibilidade de você alimentar o fluxo de caixa, lembre-se de estipular quem dentre a sua equipe será responsável por lançar e manter os registros em dia.

Isso é necessário para evitar que colaboradores coloquem dados duplicados no fluxo, quando mais de um for responsável por ele. Também previne que eles se esqueçam de atualizar as informações periodicamente.

Padronize descrições e demais informações das movimentações

É essencial padronizar o modo como dados de recebimentos e gastos são lançados no fluxo, bem como a apresentação deles. Isso evita confusões.

Uma prática frequente é a utilização de abreviações para agilizar registros de movimentações no fluxo.

Tal procedimento consegue gerar economia de tempo, porém, quando não executado adequadamente, é capaz de ocasionar transtornos para quem analisa tais dados. Entre eles, dificuldades de entender o que foi escrito e a que eventos, objetos ou ações essas abreviações se referem.

O pior é quando há interpretações erradas que podem ser mantidas, prejudicando outras operações, estratégias e controles da organização.

Para ter uma boa eficiência, a padronização precisa ser bem planejada. Os dados devem ser classificados e organizados de forma concisa, breve e objetiva. É preciso que ela seja divulgada e entendida pelos profissionais que manipularão as informações do fluxo de caixa.

Dicas para otimizar a organização e controle do fluxo de caixa

Além de orientações para você controlar bem o seu fluxo de caixa, separamos dicas que ajudam a otimizá-lo dentro do ambiente corporativo. Veja quais são:

Não confunda contas pessoais movimentações empresariais

Um erro grave que geralmente acontece médias, pequenas e micros empresas é a confusão entre contas do empreendedor com as do negócio. Ou seja, a mistura de obrigações pessoais com pendências empresariais.

Tal prática gera sérios problemas para esses negócios, pois camufla resultados. Você poderá ter a impressão de que a saúde financeira corporativa está pior ou melhor do que realmente está. Tal fato também compromete a credibilidade e confiança sobre o negócio, dificultando obtenção de empréstimos, financiamentos ou aportes de capital.

Isso porque o fluxo de caixa geralmente é usado para análise de crédito, e de solvência do negócio, pelas organizações credoras e por investidores. Se eles identificarem problemas nele, pedidos de recursos têm grandes chances de serem negados.

A fiscalização também poderá multar o empreendimento, além de aplicar sanções legais.

Observe atentamente o estoque

Observar seus recebimentos de vendas, fazendo um paralelo com as movimentações do estoque da organização, ajuda na mensuração de entradas e saídas de produtos. Dessa forma, você poderá comparar controles do almoxarifado com o fluxo de caixa, o que melhora o controle dos recursos da empresa, sejam financeiros, sejam físicos.

E o melhor é que dá para fazer isso de modo categorizado, pois você saberá o volume de produtos comercializados e o montante gerado. Tal aspecto permite que se descubra quais itens vendem mais, gerando maiores somas de dinheiro, e quais estão encalhados no estoque. Aliás, esses podem estar gerando gastos com manutenção, transporte, perdas decorrentes de vencimentos etc.

Graças a essa análise, você poderá estabelecer planos para prevenir o acúmulo de mercadorias no almoxarifado. Além disso, tem maiores chances de traçar estratégias para transformá-las em capital financeiro rapidamente, como ao fazer liquidações, promoções etc.

Invista na digitalização de comprovantes

Guardar e preservar arquivos é uma ação aconselhável para otimizar o controle de fluxo de caixa. Contudo, ao longo do tempo isso pode ocasionar um arquivo lotado de papéis e pastas.

Para evitar isso, é essencial adotar uma solução de virtualização e Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED). Ela elimina a necessidade de um ambiente físico para armazenagem, além de agilizar a procura por dados no meio digital.

Só é necessário manter algumas versões físicas dos comprovantes imprescindíveis para processos, rotinas e fiscalizações que exijam notas e documentos autênticos.

Em caso de falta de caixa, avalie contratar um empréstimo coletivo

Por mais que você controle bem o seu fluxo de caixa, pode chegar um momento em que o negócio fique descapitalizado. Então, para honrar suas obrigações será necessário recorrer a crédito de instituições financeiras ou aportes de capital feitos por investidores.

Como alternativa a essas opções, que podem ser ou muito custosas ou muito burocráticas, temos o empréstimo coletivo. Ele consiste em uma modalidade de crédito em que pessoas físicas fornecem dinheiro por meio de uma plataforma para quem busca capital de giro.

Dessa forma, empreendedores podem obter financiamento para suas operações a juros reduzidos. Consequentemente, podem reequilibrar suas contas ou fazer investimentos para expansão de seus negócios.

Quais softwares e ferramentas ajudam no controle e organização do fluxo de caixa?

Existem ferramentas e sistemas que ajudam a fazer um bom fluxo de caixa. Alguns funcionam de forma independente, enquanto outros podem ser integrados com módulos financeiros.

O uso de soluções tecnológicas aumenta a eficácia dos lançamentos e melhora a confiabilidade dos dados. Também permite que colaboradores possam direcionar suas atenções a processos de maior valor agregado no lugar de fazerem registros manuais, repetitivos e cansativos.

Separamos algumas dessas ferramentas adiante:

Planilhas e tabelas

O uso de planilhas e tabelas para o controle de fluxo de caixa é algo comum em muitas empresas. Geralmente, as movimentações são estruturadas e divididas em quatro colunas:

  • uma para a descrição dos registros de lançamentos;
  • uma para a inclusão das datas dos registros;
  • uma específica para dados de recebimentos e outras entradas;
  • uma direcionada para o lançamento das saídas.

Também são acrescidos campos para a inclusão dos valores em contas bancárias, que são analisados junto aos saldos do caixa.

Vale ressaltar que esse modo de organização e controle nem sempre é eficiente, principalmente quando a organização tem muitas movimentações cotidianas.

Nessas situações, o recomendado é a adoção a um software de gestão financeira que possua um módulo orientado para a administração do fluxo de caixa. Uma aplicação específica para esse tipo de controle também é uma boa alternativa.

Softwares de gestão financeira

Um software de gestão financeira possibilita um controle econômico maior do fluxo de caixa. Isso porque ele não só controla suas saídas e entradas de forma eficaz, como emite relatórios e avaliações estratégicos tendo por base os registros lançados. Também fornece indicadores de desempenho sobre as finanças da empresa.

Tais aspectos permitem que o gestor direcione melhor os rumos do negócio, podendo organizar e aplicar melhor os investimentos necessários.

Um diferencial desses sistemas é que alguns são integrados processos e fluxos de trabalho de distintos setores.

Dessa forma, os lançamentos realizados pelos integrantes de outros departamentos, que tenham relação com despesas e receitas, podem ser cruzados e comparados com dados do financeiro. Isso possibilita uma checagem das informações, especialmente as provenientes da área comercial, do estoque e do setor de compras.

Eles também podem evitar registros duplicados, mesmo que vários colaboradores lancem dados iguais de entradas e saídas. Tal ponto pode ser feito por meio de alertas para quem for registrar algum movimento já lançado.

Conta Azul

O ContaAzul é uma solução de gerenciamento para micro e pequenas empresas alocado na nuvem. Ele possui funcionalidades como controle de vendas, de estoques e do financeiro.

Por meio dele, é possível:

  • realizar controles de estoque e financeiros;
  • integrar a conta bancária e, desse modo, importar dados. Ele também atualiza extratos, vinculando-os ao sistema financeiro, o que auxilia na verificação de pagamentos e recebimentos;
  • gerar e emitir notas fiscais eletrônicas e boletos;
  • enviar propostas, contratos e recibos;
  • gerar relatórios de fluxo de caixa e de resultados do negócio.
  • Definir prioridades de pagamentos, que podem ser exibidos na tela inicial.

Contabilizei

O Contabilizei é voltado para empresários que procuram cumprir obrigações financeiras e legais de suas organizações. Ele funciona como um serviço de contabilidade online, possibilitando a exportação e importação de notas fiscais.

Além de ajudar no fluxo de caixa, ele também gera guias de imposto, relatórios que ajudam no controle contábil e balanço patrimoniais instantaneamente.

Expensify

O Expensify é uma ferramenta online voltado para a organização financeira. Ele possibilita que o usuário importe despesas manualmente ou de sua conta bancária. Também ajuda no registro de notas fiscais, permitindo que sejam fotografadas no sistema. Nessa aplicação, também dá para se gerar relatórios econômicos e solicitar reembolsos por meio de serviços como o PayPal.

Ele facilita a gestão de gastos e reembolso de empresas que têm atuação internacional, pois basta tirar uma foto dos comprovantes e selecionar uma categoria de custo. O app faz a conversão da moeda.

Ele também produz um relatório de gastos no final do mês, facilitando a verificação de onde se encontram as maiores despesas da empresa.

Qual é a importância da projeção de fluxo de caixa?

O fluxo de caixa pode ser melhor aproveitado se usado em conjunto com ferramentas auxiliares. Especialmente, aquelas que facilitam o monitoramento de informações e o levantamento de dados estratégicos. Entre elas, temos a projeção de fluxo de caixa.

Ela se distingue do fluxo convencional porque considera previsões de entradas e saídas. Desse modo, possibilita que o gestor, ou empreendedor, prepare o capital necessário para compras, pagamentos e investimentos nos meses seguintes.

Isso com base em estimativas de elevação ou redução de vendas e gastos, que são obtidas em cima de análises, históricos e relatórios de movimentações financeiras dentro de um espaço de tempo.

O fluxo de caixa é um instrumento fundamental para negócios que desejam manter suas operações e se desenvolver no mercado. Eles entregam informações que possibilitam aos gestores identificarem pontos financeiros fracos e fortes do negócio, bem como sua situação econômica real.

Isso favorece o planejamento e estruturação de medidas preventivas ou corretivas para eventuais problemas financeiros. Entre elas, busca de empréstimos, enxugamento de custos, desmobilização de patrimônios para obter fontes de capital etc.

O acompanhamento periódico do fluxo de caixa possibilita que a organização estruture suas saídas e entradas adequadamente. Desse modo, poderá ter dinheiro em caixa sempre que precisar pagar dívidas ou comprar itens. Inclusive conseguirá fazer previsões de recebíveis.

Esse instrumento também possibilita ao gestor organizar recebimentos de clientes antes dos vencimentos de contas com fornecedores, impostos etc.

Por outro lado, se esse instrumento não recebe a adequada atenção, a empresa poderá deixar de honrar contas. Consequentemente, ela se tornará devedora, tendo de pagar juros, taxas e multas que oneram sua operação.

Quer receber mais informações sobre fluxo de caixa para otimizar a gestão financeira do seu negócio? Então se inscreva no nosso canal no YouTube e acompanhe nossos vídeos!