A administração financeira de um negócio requer planejamento e organização para que as contas não fujam do controle

o empreendedor e demais gestores devem saber monitorar e entender os fluxos dessa ferramenta.

Um bom fluxo de caixa é essencial, pois permite estruturar entradas e saídas de recursos, além de entregar dados estratégicos para o gestor da área conseguir tomar decisões melhores.

Para potencializar os resultados desse importante instrumento, é preciso fortalecer a educação financeira dentro da empresa. Ou seja, treinando colaboradores para manusearem as operações do caixa corretamente.

Além deles, o empreendedor e demais gestores devem saber monitorar e entender os fluxos dessa ferramenta. Desse modo, conseguirão obter maior proveito das análises feitas.

Para ajudar nesse objetivo, separamos adiante as principais informações que você precisa saber sobre o fluxo de caixa. Continue lendo e descubra importantes ferramentas para aperfeiçoar sua gestão econômica!

Afinal, o que é fluxo de caixa?

O fluxo de caixa é uma ferramenta de gerenciamento financeiro. Ele é usado para organizar e controlar fluxos de entradas e saídas de dinheiro no caixa da organização.

As entradas ocorrem por meio da comercialização de serviços ou produtos, venda de bens e ativos da empresa, recebimentos de dívidas, etc. As saídas de valores são para vários fins como, por exemplo, compra de matérias-primas, pagamento de funcionário e fornecedores, aluguel de imóvel, entre outros custos variáveis e fixos.

O fluxo de caixa geralmente é monitorado mensalmente. Desse modo, ao fim de um período a empresa encerra o controle para verificar a quantidade de movimentações ocorridas durante esse período. No primeiro dia do mês seguinte se inicia outro fluxo de caixa.

O controle desse instrumento não é feito somente observando entradas e saídas. Também entra na análise checagem de saldos em caixa e em contas bancárias.

Como ele pode ajudar minha empresa?

Esse instrumento colabora no melhor aproveitamento dos investimentos feitos pela organização. Isso porque ele entrega um “mapa” sobre movimentações financeiras na empresa, apontando fontes e fins para onde o dinheiro vai.

Isso possibilita a identificação de desperdícios e gargalos financeiros. Também favorece a divisão de recursos entre departamentos. Consequentemente, evita que alguns recebam mais dinheiro do que necessitam, enquanto outros tenham orçamentos deficitários.

O fluxo de caixa possibilita que o empreendedor analise a entrada e saída de valores em um intervalo de tempo específico. Sendo assim, dá para se avaliar a performance do empreendimento com base nas expectativas e projeções, visando checar se ela teve bons resultados.

Isso permite comparar fluxos financeiros de épocas distintas, ajudando a compreender em quais períodos há maior faturamento e gastos.

Há outras vantagens de um fluxo de caixa, confira:

Facilita o controle de gastos e investimentos – O fluxo de caixa facilita o controle de gastos e investimentos, ou seja, as saídas de dinheiro. Com base nos dados obtidos, o empreendedor e seus gestores podem analisar se as despesas são justificadas.

Também descobrem se estão desembolsando mais do que o pretendido por matérias-primas, isso indica quando é preciso fazer negociações com fornecedores mais vantajosas, mão de obra, etc.

Potencializa o monitoramento de recebimentos – O monitoramento de entradas ajuda o gestor a identificar suas principais fontes de recursos, como vendas, recebimento de juros, etc. Desse modo, é possível comparar se o volume obtido está de acordo com as metas da companhia.

Isso entrega um panorama econômico que permite analisar se o volume recebido é suficiente para manter o negócio e fazê-lo prosperar. Em caso negativo, é possível tomar decisões importantes, como aumentar preços de mercadorias.

Outra ação é diversificar a produção para elevar as entradas financeiras graças a mais produtos comercializados. Geralmente, esses planos são tomados em conjunto com gestores do comercial, da produção e do marketing.

Facilita a verificação e monitoramento de saldos – A verificação e monitoramento de saldos é prática essencial para prevenir que o empreendimento fique descapitalizado e não quite obrigações. Portanto, ele necessita ser realizado de modo constante. Desse modo, será possível adotar medidas rápidas para positivar o caixa e as contas bancárias numa eventual situação de falta de capital de giro.

Suporte a outros registros e relatórios – O fluxo de caixa pode ser usado para auxiliar no controle de outros relatórios e registros. Por exemplo, o Regime de Competência, que serve para estruturar recursos e fazer previsões para a companhia.

Ele deve conter todos os recursos contábeis que saem e entram na empresa no dia em que ocorreram. Para esse relatório é essencial o registro da data dos fatos, quando eles foram gerados e não quitados.

Colabora no processo de securitização de recebíveis

Securitização de recebíveis é um processo em que uma gama de ativos financeiros, ou não-financeiros, é organizada e agrupada no formato de títulos. Os ativos unidos são conhecidos como ativos bases, podendo ser comercializados com investidores. Desse modo, qualquer fluxo de caixa, atual ou futuro, originado por ativos pode ser securitizado.

Na medida em que a área de securitização se desenvolve, sofisticando-se e evoluindo, a diversidade de ativos securitizados igualmente cresce. Atualmente, temos as seguintes modalidades:

  • desconto de duplicatas;
  • recebíveis de cartões de crédito;
  • recebíveis de contas a receber em geral;
  • recebíveis de imóveis;
  • créditos em geral.

Estipule quais profissionais gerenciarão o fluxo de caixa

Na impossibilidade de você alimentar o fluxo de caixa, lembre-se de estipular quem dentre a sua equipe será responsável por lançar e manter os registros em dia. Isso é necessário para evitar que colaboradores coloquem dados duplicados no fluxo, quando mais de um for responsável por ele. Também previne que eles se esqueçam de atualizar as informações periodicamente.

Padronize descrições e outras informações das movimentações

É essencial padronizar o modo como dados de recebimentos e gastos são lançados no fluxo, bem como a apresentação deles. Isso evita confusões. Uma prática frequente é a utilização de abreviações para agilizar registros de movimentações no fluxo.

Tal procedimento consegue gerar economia de tempo, porém, quando não executado adequadamente, é capaz de ocasionar transtornos para quem analisa tais dados. Entre eles, dificuldades de entender o que foi escrito e a que eventos, objetos ou ações essas abreviações se referem.

O pior é quando há interpretações erradas que podem ser mantidas, prejudicando outras operações, estratégias e controles da organização.

Para ter uma boa eficiência, a padronização precisa ser bem planejada. Os dados devem ser classificados e organizados de forma concisa, breve e objetiva. É preciso que ela seja divulgada e entendida pelos profissionais que manipularão as informações do fluxo de caixa.

Quais softwares e ferramentas ajudam no controle e organização do fluxo de caixa?

Existem ferramentas e sistemas que ajudam a fazer um bom fluxo de caixa. Alguns funcionam de forma independente, enquanto outros podem ser integrados com módulos financeiros.

O uso de soluções tecnológicas aumenta a eficácia dos lançamentos e melhora a confiabilidade dos dados. Também permite que colaboradores possam direcionar suas atenções a processos de maior valor agregado no lugar de fazerem registros manuais, repetitivos e cansativos.

Separamos algumas dessas ferramentas adiante:

Planilhas e tabelas

O uso de planilhas e tabelas para o controle de fluxo de caixa é algo comum em muitas empresas. Geralmente, as movimentações são estruturadas e divididas em quatro colunas:

  • uma para a descrição dos registros de lançamentos;
  • uma para a inclusão das datas dos registros;
  • uma específica para dados de recebimentos e outras entradas;
  • uma direcionada para o lançamento das saídas.

Também são acrescidos campos para a inclusão dos valores em contas bancárias, que são analisados junto aos saldos do caixa. Vale ressaltar que, esse modo de organização e controle nem sempre é eficiente, principalmente quando a organização tem muitas movimentações cotidianas.

Nessas situações, o recomendado é a adoção a um software de gestão financeira que possua um módulo orientado para a administração do fluxo de caixa. Uma aplicação específica para esse tipo de controle também é uma boa alternativa.

Softwares de gestão financeira

Um software de gestão financeira possibilita um controle econômico maior do fluxo de caixa. Isso porque ele não só controla suas saídas e entradas de forma eficaz, como emite relatórios e avaliações estratégicos tendo por base os registros lançados. Também fornece indicadores de desempenho sobre as finanças da empresa.

Tais aspectos permitem que o gestor direcione melhor os rumos do negócio, podendo organizar e aplicar melhor os investimentos necessários.

Um diferencial desses sistemas é que alguns são integrados processos e fluxos de trabalho de distintos setores.

Dessa forma, os lançamentos realizados pelos integrantes de outros departamentos, que tenham relação com despesas e receitas, podem ser cruzados e comparados com dados do financeiro. Isso possibilita uma checagem das informações, especialmente as provenientes da área comercial, do estoque e do setor de compras.

Eles também podem evitar registros duplicados, mesmo que vários colaboradores lancem dados iguais de entradas e saídas. Tal ponto pode ser feito por meio de alertas para quem for registrar algum movimento já lançado.

Conta Azul

O ContaAzul é uma solução de gerenciamento para micro e pequenas empresas alocado na nuvem. Ele possui funcionalidades como controle de vendas, de estoques e do financeiro.

Por meio dele, é possível:

  • realizar controles de estoque e financeiros;
  • integrar a conta bancária e, desse modo, importar dados. Ele também atualiza extratos, vinculando-os ao sistema financeiro, o que auxilia na verificação de pagamentos e recebimentos;
  • gerar e emitir notas fiscais eletrônicas e boletos;
  • enviar propostas, contratos e recibos;
  • gerar relatórios de fluxo de caixa e de resultados do negócio;
  • Definir prioridades de pagamentos, que podem ser exibidos na tela inicial.

Contabilizei

O Contabilizei é voltado para empresários que procuram cumprir obrigações financeiras e legais de suas organizações. Ele funciona como um serviço de contabilidade online, possibilitando a exportação e importação de notas fiscais.

Além de ajudar no fluxo de caixa, ele também gera guias de imposto, relatórios que ajudam no controle contábil e balanço patrimoniais instantaneamente.

Expensify

O Expensify é uma ferramenta online voltado para a organização financeira. Ele possibilita que o usuário importe despesas manualmente ou de sua conta bancária. Também ajuda no registro de notas fiscais, permitindo que sejam fotografadas no sistema. Nessa aplicação, também dá para se gerar relatórios econômicos e solicitar reembolsos por meio de serviços como o PayPal.

Ele facilita a gestão de gastos e reembolso de empresas que têm atuação internacional, pois basta tirar uma foto dos comprovantes e selecionar uma categoria de custo. O app faz a conversão da moeda. Ele também produz um relatório de gastos no final do mês, facilitando a verificação de onde se encontram as maiores despesas da empresa.

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