Saiba como preparar a empresa para dar conta de despesas e necessidades geradas em virtude das férias dos funcionários!

Para a empresa não ter problemas operacionais ou financeiros durante as férias dos funcionários é fundamental fazer um planejamento prévio. Dessa forma, ela poderá se preparar melhor visando à diminuição dos impactos gerados pela redução temporária da equipe. Também conseguirá organizar sua gestão financeira para cobrir os valores que precisam ser pagos, especialmente se vários colaboradores se ausentarem ao mesmo tempo.

Se você deseja saber mais sobre como fazer isso de modo a evitar dificuldades quando essa época chegar, veja as dicas que preparamos adiante!

Como a empresa pode planejar as férias dos funcionários?

O planejamento das férias dos funcionários deve ser realizado conforme o tempo de trabalho deles. Também é preciso considerar os períodos em que a organização mais precisa da equipe completa, bem como as despesas geradas pela ausência de colaboradores. Para entender melhor sobre isso, veja algumas dicas que separamos para ajudar você a se organizar.

Analise a legislação trabalhista

A primeira coisa que você deve fazer é entender bem a legislação trabalhista relacionada ao tempo de aquisição/concessão das férias e aos valores que devem ser pagos. O período aquisitivo corresponde a 12 meses de trabalho em que o funcionário ganha direito a 30 dias de férias, sendo que a cada um ano esse prazo de aquisição é renovado.

O período concessivo, após a época de aquisição, corresponde ao intervalo de 12 meses em que o trabalhador pode gozar desse direito. Dessa maneira, o empregador pode conceder o período de descanso até o 11° mês da época de concessão ou 23° mês de trabalho.

Todavia, caso a organização não dê as férias dentro desse prazo, ela corre riscos de sofrer sanções legais, tendo de pagar “férias em dobro”. Há ainda as férias vencidas, que correspondem à quantidade de dias de férias que o trabalhador tem direito a tirar, porém ainda não usufruiu.

Vale destacar que é importante que os funcionários gozem de seu período de descanso o quanto antes. Dessa forma, além de reduzir o risco de esquecimento das férias, o empreendedor poderá contar com empregados mais descansados, motivados e produtivos.

Além disso, é preciso destacar que o colaborador tem direito de receber o salário correspondente às suas férias em até dois dias antes de sair para o descanso. Esse valor deve vir acrescido de abono pecuniário de 1/3 do salário, conforme a legislação trabalhista.

Em alguns casos, os 30 dias de férias podem ser divididos em dois períodos. Um não pode ser inferior a 10 dias sequenciais. Também é possível que o colaborador “venda” 10 dias à organização, convertendo o tempo em um rendimento extra.

Calcule corretamente as férias dos colaboradores

O cálculo das férias de um colaborador tem como base a sua remuneração mensal. A partir dessa quantia, é preciso chegar ao salário proporcional a um dia de trabalho. Depois, multiplica-se o resultado pelo número de dias em que ele ficará de férias. Não se esqueça de incluir o 1/3 de abono de acordo com o explicado na dica anterior.

Por exemplo, se um colaborador recebe R$1.500 por mês, o seu salário diário corresponde a R$50 (1500/30). A esse valor é preciso somar 1/3, ou seja, R$16,67. Com isso, temos a quantia de R$66,67 que deve ser multiplicada por 30, gerando aproximadamente R$2.000 de remuneração pelas férias.

Desse número, ainda é preciso descontar a alíquota do INSS do salário-base para se obter o valor líquido de férias que deve ser pago ao funcionário. Do abono pecuniário não se desconta INSS. Já o FGTS incide na remuneração do gozo das férias e no seu adicional constitucional.

Levante as despesas geradas em virtude das férias

Sabendo dos cálculos acima, será mais fácil prever o quanto deverá pagar de férias aos seus colaboradores. Isso ajuda no planejamento financeiro e no cálculo de capital de giro necessário para quando essa época chegar, uma vez que você poderá ter maior noção das despesas geradas.

Para otimizar seu plano, é indicado montar um cronograma com as datas de férias dos seus funcionários. Nele devem constar os adiantamentos, despesas e custos que o empreendimento terá com encargos trabalhistas e salários.

Também é preciso incluir possíveis gastos com horas extras dos colegas que assumirão atribuições dos ausentes ou com contratação de mão de obra temporária. Se a empresa tiver a prática de comprar parte das férias dos empregados, acrescente custos com a aquisição de fatias das férias dos colaboradores que quiserem “vender” parte delas.

Avalie a necessidade de contratar colaboradores temporários

Como visto acima, a empresa pode contratar funcionários temporários para suprir a ausência dos trabalhadores em férias. Isso deve ser cogitado em casos especiais, quando não dá para ficar sem o quadro completo de colaboradores ou quando as atribuições dos ausentes sobrecarregar os demais empregados.

Se não puder contratar colaboradores temporários, lembre-se de distribuir as tarefas dos empregados que estão de férias de forma igualitária entre os que ficam. Caso contrário, os colaboradores que assumem muitas funções podem perder motivação e produtividade, passando a executar atividades com menos qualidade e eficiência.

Verifique os períodos de maior necessidade de pessoal

É importante checar quais os meses em que o trabalho é mais intenso e há aumento na demanda dos clientes. Nessas épocas, é preciso contar com todos os colaboradores. Portanto, é preciso saber quais os meses de maior sazonalidade de modo a evitar conceder férias nessas épocas.

Elas devem ser dadas, preferencialmente, em períodos de menor atividade, em que é possível até mesmo manter parte da produção parada. Todavia, também é preciso cautela na hora de impor restrições a determinadas épocas do ano. Isso porque o calendário de férias precisa ser montado harmonizando as necessidades do negócio e as expectativas dos funcionários.

Se as épocas de maior necessidade forem também as mais comuns de férias, será preciso planejar bem e negociar com os colaboradores para se obter acordos. Caso contrário, você poderá desmotivar aqueles que gostariam de descansar nessas épocas, especialmente quando seus familiares estão de férias. Para resolver isso, a dica é oferecer benefícios aos que decidirem ficar na empresa nesses períodos.

Estabeleça uma política de férias

É importante definir uma política de férias, informando-a aos colaboradores já no processo de contratação e treinamento. Ressalte as épocas de maior atividade da empresa, em que não se concede férias.

Além disso, lembre-se de conversar abertamente sobre feriados religiosos. Avise também aos funcionários para informarem sobre compromissos assumidos anteriormente. Dessa forma, muitos transtornos podem ser evitados. Estipule também um prazo para que as solicitações de férias sejam feitas, tanto pela empresa quanto pelo colaborador.

Qual a relação das solicitações de férias com o capital de giro?

Para conseguir pagar as férias dos colaboradores e os custos gerados pela ausência deles, a companhia precisa contar com um nível adequado de capital de giro. Afinal, esse recurso é empregado justamente para operacionalizar o negócio, garantindo o prosseguimento e execução de seus processos.

Quanto mais solicitações de férias, maior deverá ser o capital disponível para pagar salários, abonos pecuniários, FGTS, entre outras contas. Caso a organização admita funcionários temporários, ela necessitará de mais recursos para bancar as contratações, salários e treinamentos. Também será preciso pagar horas extras aos colaboradores que ficarem além de seus expedientes devido a terem assumido as atividades dos que estão ausentes.

Como a empresa pode se organizar e buscar recursos?

Para manter a saúde financeira e evitar problemas com a fiscalização trabalhista, é importante que a empresa tenha recursos suficientes para dar conta dos gastos envolvidos com as férias dos funcionários.

Caso ela não tenha caixa para isso, será preciso buscar capital de terceiros. Nessa situação, a dica é tentar obter um empréstimo coletivo. Essa modalidade de crédito costuma ser menos custosa e menos burocrática dos que os empréstimos bancários, além de ser mais acessível e mais rápida de ser obtida.

Na hora de conceder as férias dos funcionários, lembre-se de ouvir atentamente a sua equipe para evitar insatisfações e considere as dicas acima passadas. Também planeje com cuidado o seu caixa e fique atento para, caso seja necessário, recorrer a uma alternativa de crédito para quitar as obrigações dessa época.

Ficou com alguma dúvida sobre como a empresa pode planejar as férias dos funcionários? Compartilhe nos comentários!